مجموعة مستشفيات الرحمة: توحيد المشتريات والمخازن وسجل الأصول لثلاثة مستشفيات
كان لكل مستشفى مشترياته ومخزنه الخاص، فكانت الأدوية تتكدس في مستشفى وتنقص في آخر. والأجهزة الطبية الغالية لم يكن لها نظام للصيانة والمتابعة. وفرنا نظاماً يوحد المشتريات والمخازن بين جميع المستشفيات مع نظام دقيق لمتابعة الأجهزة وصيانتها.
20%
خفض في قيمة المشتريات السنوية بالتجميع والتفاوض
850
أصلاً طبياً بسجل عهدة وصيانة كامل
ساعات
بدل أسبوع لإتمام دورة اعتماد طلب الشراء
الخلفية
المجموعة تمتلك 3 مستشفيات في 3 مدن مختلفة، وتم الاستحواذ عليها وتطويرها بمرور الوقت. ولكن كل مستشفى احتفظ بطريقته الخاصة في الإدارة والمشتريات والمخازن. الإدارة كانت تعلم أن هناك أموالاً تُهدر بسبب الشراء بشكل منفصل وعدم الاستفادة من قوة الشراء الموحدة للمجموعة.
التحدي
كانت المستشفيات تشتري نفس المعدات بأسعار مختلفة بدون تنسيق. وتجد أحياناً نقصاً في مستشفى بينما نفس الدواء متوفر بكثرة في مستشفى آخر التابع لهم. والأجهزة الطبية الهامة لم تكن مسجلة بشكل دقيق لتنظيم صيانتها، مما تسبب في أعطال مفاجئة توقف العمل في اللحظات الحرجة.
الحل
أنشأنا نظاماً يجمع طلبات الشراء من المستشفيات الثلاثة ليتم إرسالها للموردين بطلب واحد كبير، مع آلية موافقات إلكترونية سريعة. وقمنا بتوحيد أسماء الأدوية لتسهيل تبادل النواقص بين المستشفيات بسهولة. وقمنا بتسجيل جميع الأجهزة الطبية بنظام ينبه تلقائياً لمواعيد صيانتها الدورية ويحفظ تاريخ كل جهاز.
مراحل التنفيذ
التنفيذ أخذ 15 أسبوعاً بالتعاون مع لجان من الأطباء والصيادلة. بدأنا بتوحيد أسماء الأدوية والمعدات، ثم حصر الأجهزة الطبية وتسجيلها. بعد ذلك شغلنا نظام المشتريات الموحد بالتدريج في المستشفيات، ودربنا طاقم التمريض على طلب احتياجاتهم عبر النظام مباشرة بدلاً من الورق.
النتيجة
توحيد المشتريات وفر للمجموعة أموالاً كثيرة استُخدمت لتجهيز عيادة جديدة. مشكلة تكدس الأدوية اختفت تماماً لأن المستشفيات أصبحت تتبادل النواقص بينها. والأعطال المفاجئة للأجهزة قلت بشكل كبير بفضل الصيانة الدورية المنتظمة. كما أن الموافقة على طلبات الشراء أصبحت تتم في ساعات قليلة بدلاً من أسابيع.
الأثر المستمر
المجموعة أصبحت تعتمد على عقود توريد سنوية واضحة مما رفع جودة المستلزمات وقلل المرتجعات. تقارير استهلاك كل قسم أصبحت واضحة وتُستخدم في تقييم الأداء. وعندما قررت الإدارة بناء مستشفى رابع، كان النظام الجاهز سبباً في تسريع تجهيزه وافتتاحه في وقت قياسي.
الخطوة التالية
هل أنت مستعد للبدء في مشروعك القادم معنا؟
أخبرنا باحتياجاتك، وسنقدم لك خطة واضحة وتسعيراً مفصلاً خلال يوم عمل واحد.